Windows에서 엑셀을 PDF로 변환하는 방법 (한 페이지에 맞추기)

PDF는 화면이 아니라 인쇄되는 페이지를 그대로 옮깁니다. 배율 100%에서는 용지보다 넓은 시트가 다음 페이지로 이어지므로 마지막 열들이 별도의 페이지에 떨어집니다. 페이지가 나뉘는 위치는 시트의 페이지 설정(용지 방향, 용지, 여백, 배율, 인쇄 영역)이 정하며, Excel 보기 탭의 페이지 나누기 미리 보기를 쓰면 나뉘는 위치가 파란 선으로 표시됩니다.

Excel이 있다면 이것이 진짜 해결책이며, 대개 이것만으로 충분합니다. 모든 열이 한 페이지에 들어가는지는 세 가지 설정이 결정하고, Excel은 이를 통합 문서에 저장합니다.

• 용지 방향: 페이지 레이아웃 탭에서 폭이 넓은 표라면 용지 방향 › 가로를 선택합니다.
• 크기 조정: 너비를 1페이지로 설정하고 높이는 자동으로 둡니다. 열은 용지 너비에 맞게 줄어들고, 행은 읽기 좋은 크기로 다음 페이지들에 이어집니다. 너비도 높이도 1페이지로 맞추는 것은 작은 표에만 어울립니다.
• 인쇄 영역: 인쇄할 셀을 선택하고 인쇄 영역 › 인쇄 영역 설정을 선택하면 메모와 빈 열이 제외됩니다.

Excel에서 파일 › 다른 이름으로 저장을 선택하고 파일 형식을 PDF로 지정한 다음, 옵션을 클릭해 활성 시트만 낼지 전체 통합 문서를 낼지 고르세요(파일 › 내보내기 › PDF/XPS 문서 만들기로도 같은 작업을 할 수 있습니다). PDF는 위의 페이지 설정을 따르므로, Excel에서 열 수 있는 통합 문서라면 이것으로 충분합니다. 페이지 설정은 워크시트마다 따로 있으므로 여러 시트를 한 번에 바꾸려면 먼저 시트 탭을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 모든 시트 선택을 고르세요.

인쇄로도 만들 수 있습니다. 파일 › 인쇄에서 프린터로 Microsoft Print to PDF를 고르고, 설정의 배율 목록에서 모든 열을 한 페이지에 맞추는 항목(영어판 Excel에서는 Fit All Columns on One Page)을 선택하세요. 두 방법 모두 Excel이 필요합니다. 온라인 변환기는 파일을 다른 사람의 서버에 업로드한 뒤에야 작동합니다.

파일 변환은 사이드바 파일 그룹의 첫 번째 도구입니다. 통합 문서를 끌어다 놓으면 감지된 형식 줄에 Excel이라고 표시됩니다. 결과는 항상 PDF이므로 고를 것이 없습니다. 여러 통합 문서를 한 번에 놓을 수 있고, Microsoft Office가 설치되어 있지 않아도 됩니다.

각 PDF는 통합 문서와 같은 이름을 가지며(예산.xlsx는 예산.pdf) 선택한 폴더에 저장됩니다. 통합 문서는 절대 바뀌지 않으며, 취소하거나 실패해도 쓰다 만 파일이 남지 않습니다.

각 시트는 A4 세로에 놓이고, 세로에 들어가기엔 너무 넓으면 가로에 놓입니다. 넓은 시트는 페이지 너비에 맞게 축소되지만 50% 아래로는 줄어들지 않습니다. 그래도 맞지 않는 열은 다음 페이지들에 이어지는 열 묶음(밴드)으로 나뉘며, 첫 행이 머리글처럼 보이면 각 페이지에 반복됩니다.

모든 작업은 PC에서 이루어지며 통합 문서는 업로드되지 않습니다. 무료 실행 횟수를 세기 위해 앱은 도구 이름, 버전, 익명 식별자만 보내고 파일 이름이나 내용은 절대 보내지 않습니다. Windows 10(버전 1809 이상)과 Windows 11의 64비트에서 실행됩니다. 무료 버전은 PC마다 3회, 회당 최대 5개 파일까지 실행할 수 있습니다. Pro는 한 번만 구매하면 되고, 라이선스 하나로 PC 한 대에서 사용합니다.

Word 파일도 같은 방법으로 변환됩니다(Windows에서 Word를 PDF로 변환하기). 반대 작업은 Windows에서 PDF를 엑셀로 변환하는 방법을 참고하세요. 큰 통합 문서는 큰 PDF가 될 수 있으니 이메일로 보내기 전에 목표 크기로 압축하세요.