Respecter la limite de taille PDF d’un portail en ligne

Lisez les petits caractères une fois, attentivement. Trois règles différentes s’y cachent souvent, et en enfreindre une seule produit la même erreur peu utile.

• Format. Presque toujours PDF. Un JPEG d’un document est refusé même s’il est assez léger.
• Taille par fichier. Le plus souvent 2 ou 5 Mo. Beaucoup de formulaires publics s’arrêtent à 2 Mo ; les portails bancaires et d’entreprise se situent entre 2 et 5 Mo.
• Taille totale ou nombre de fichiers. Certains portails limitent le dossier entier : dix petits fichiers peuvent échouer ensemble alors que chacun passe séparément.
• Un document par fichier. Un diplôme et un relevé de notes dans le même PDF peuvent être refusés comme « document incorrect ».

Le problème de taille naît souvent dès le scanner. Un document texte numérisé à 600 ppp en couleur est énorme, et pas plus lisible que la même page à 300 ppp en niveaux de gris.

Avec un iPhone, l’app Notes ou l’appareil photo en continuité produit un scan redressé et recadré, bien plus léger qu’une photo brute. Si vous avez déjà des photos, réunissez-les d’abord dans un seul PDF : un PDF de cinq pages passe plus facilement sous une limite que cinq fichiers séparés.

Dans File Acture, ouvrez Compresser un PDF, réglez Compresser selon sur Taille cible et tapez le chiffre du portail : 2 Mo, 5 Mo, ou une valeur en Ko si le formulaire est plus strict. L’app essaie des résolutions de 300 à 72 ppp, mesure la taille réelle et s’arrête à la meilleure qualité qui tient.

File Acture compte les mégaoctets comme le Finder (1 Mo = 1 000 000 octets). Les portails qui comptent 1 Mo comme 1 048 576 octets sont donc satisfaits aussi, puisque notre résultat est la plus petite des deux lectures.

Deux réglages comptent pour les documents officiels. Convertir les images en niveaux de gris réduit énormément le scan couleur d’un formulaire en noir et blanc. Supprimer les métadonnées du document efface les champs de titre et d’auteur laissés par les scanners, ce qui vaut la peine avant que le fichier quitte vos mains.

Si une annexe de 40 pages n’atteint pas 2 Mo à une qualité lisible, arrêtez de compresser et changez la forme du problème.

• Découpez-le. Découpez le PDF et utilisez les zones de dépôt supplémentaires que proposent la plupart des portails.
• Enlevez le décor. Pages de garde, pages blanches et annexes en double ajoutent du poids et rien d’autre.
• Renumérisez en niveaux de gris à 300 ppp. C’est plus rapide que de se battre avec un mauvais fichier source.
• Demandez. Souvent, un courriel suffit pour obtenir l’autorisation d’envoyer un lien ou une annexe par e-mail. La case de taille n’a pas toujours le dernier mot.

Les documents que réclament ces portails sont précisément ceux qu’il ne faut pas confier à un serveur inconnu : passeports, diplômes, bulletins de salaire, relevés bancaires, pages de signature. Un compresseur en ligne téléverse le fichier, le traite sur une machine tierce et le conserve un certain temps.

File Acture travaille sur votre Mac. Rien n’est envoyé, le fichier original n’est jamais modifié, et la version gratuite couvre 3 exécutions par Mac avec jusqu’à 5 fichiers — de quoi préparer un dossier. Voyez ce qu’apporte Pro.