Gescanntes PDF auf dem Mac durchsuchbar machen

Ein gescanntes PDF lässt sich nicht durchsuchen, weil es ein Foto jeder Seite enthält, nicht die Buchstaben selbst. Flachbettscanner, Scan-Apps auf dem Smartphone und Bürokopierer speichern Seiten meist so, sofern sie nicht schon beim Scannen OCR ausführen.

Das Ergebnis sieht aus wie ein Dokument, verhält sich aber wie ein Fotoalbum. Befehlstaste-F in Vorschau findet nichts, Spotlight findet die Datei nicht über ihren Inhalt, du kannst keine Kontonummer in eine E-Mail kopieren, und Screenreader haben nichts zum Vorlesen.

Vorschau kann einem PDF keine Textebene hinzufügen und einen Scan daher nicht durchsuchbar machen. Mit Live Text in macOS kannst du Text in Bildern markieren, praktisch, um schnell eine Telefonnummer oder Adresse herauszugreifen.

Der Haken: In die Datei wird nichts geschrieben. Spotlight, andere Apps und die Person, der du das PDF schickst, bekommen weiterhin ein Bild. Für ein Dokument, das du später durchsuchen oder weitergeben willst, muss der Text im PDF selbst eingebettet sein.

„OCR PDF“ in File Acture lässt die Texterkennung Vision von Apple über jede gescannte Seite laufen und bettet das Ergebnis als unsichtbare Textebene über dem Originalbild ein. Die Seite sieht genauso aus wie vorher, doch du kannst sie durchsuchen, Zeilen markieren und kopieren.

Du wählst die Dokumentsprache: „Automatische Erkennung“ oder eine von Englisch, Türkisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Russisch, Chinesisch, Japanisch und Koreanisch. Genauigkeit bietet „Genau“, die Voreinstellung, die sorgfältiger liest, und „Schnell“, das sich für lange Reihen sauberer, gedruckter Seiten eignet. Seiten, die bereits Text enthalten, werden unverändert übernommen, damit ein PDF aus getippten und gescannten Seiten keinen doppelten Text bekommt.

Bei einem passwortgeschützten PDF erscheint ein Feld Passwort, und die durchsuchbare Kopie wird mit demselben Passwort wieder geschützt. Titel, Autor, Thema und Schlagwörter des Dokuments bleiben erhalten, und jede Kopie wird mit „-searchable“ im Namen gespeichert. Du kannst mehrere PDFs in einem Durchlauf verarbeiten, und deine Originaldateien bleiben unverändert.

OCR ist nur so gut wie der Scan: Gerade, scharfe Seiten ergeben den besten Text.

• Sprache wählen. „Automatische Erkennung“ funktioniert bei vielen Dokumenten, doch mit der gewählten Sprache weiß die Erkennung, was sie erwartet, was vor allem bei Chinesisch, Japanisch, Koreanisch und Russisch zählt.
• Mit 300 DPI scannen. Wenn du den Scanner einstellen kannst, sind 300 DPI eine gute Wahl für Text. Deutlich weniger, und kleine Schrift wird zu verschwommenen, schwer lesbaren Formen.
• Seiten zuerst aufrecht drehen. Dreh seitlich liegende Seiten mit Seiten drehen aufrecht, bevor du OCR startest.
• Fotos von Dokumenten? Fass sie mit Bilder in PDF in einem PDF zusammen und lass dann OCR über das Ergebnis laufen.
• Behalte das Original. Die OCR-Kopie wird Seite für Seite neu gezeichnet, Links, Lesezeichen und Formularfelder gehen also nicht über.
• Auf die Dateigröße achten. OCR fügt Text hinzu, verkleinert aber keine Bilder. Ist die Kopie zu groß zum Verschicken, lass PDF komprimieren darüber laufen; die Textebene bleibt erhalten.

Online-OCR-Dienste brauchen dein Dokument auf ihren Servern, was bei Kontoauszügen, Arztbriefen und Scans von Ausweisen ins Gewicht fällt. File Acture führt die Texterkennung auf deinem Mac aus, die Seiten verlassen ihn also nie, und Pro funktioniert auch ohne Internetverbindung und geht nur ab und zu online, um die Lizenz zu erneuern.

Die kostenlose Version bietet 3 Durchläufe pro Mac mit jeweils bis zu 5 PDFs. Für große Scan-Archive sieh dir die Preise an.