PDF auf 100 KB, 200 KB oder 1 MB verkleinern: so geht’s

Text braucht wenig Platz: Ein PDF aus getippten Seiten passt meist in 100 KB, sofern es keine großen Schriften oder Bilder einbettet. Die Größe kommt von Bildern, in den meisten Bewerbungsunterlagen also von gescannten Seiten und Fotos.

Als grobe Orientierung: Eine gescannte A4- oder Letter-Seite in 150 DPI passt in 100–200 KB, in Graustufen schärfer als in Farbe. Drei bis fünf gescannte Seiten passen in 500 KB, etwa zehn Seiten in 1 MB. Mit dem Handy fotografierte Dokumente sind größer als Scans, bis sie komprimiert werden.

Nicht auf eine feste Größe. Auf dem Mac hat Ablage > Exportieren in Vorschau den Filter „Dateigröße reduzieren“, aber das ist ein einziges festes Rezept: Ein großer Scan ist danach womöglich immer noch zu groß, ein kleiner kommt unscharf heraus. Siehe warum Vorschau PDFs unscharf macht.

Windows hat keinen eigenen PDF-Komprimierer. Drucken mit Microsoft Print to PDF verkleinert ein gescanntes Dokument nicht und macht es oft sogar größer; siehe warum Print-to-PDF-Dateien so groß sind. Online-Komprimierer bieten Stufen wie niedrig, mittel und stark, und du probierst, bis eine passt.

Stell in „PDF komprimieren“ von File Acture Komprimieren nach auf Zielgröße, gib 100 ein und wähl KB. Die App probiert Bildauflösungen und JPEG-Qualitäten, misst die tatsächliche Dateigröße und korrigiert sich selbst, sodass das Ergebnis genau auf oder knapp unter 100 KB landet. Text und Vektorgrafiken bleiben unangetastet.

File Acture rechnet wie der Finder und die meisten Portale mit Dezimaleinheiten: 100 KB sind 100.000 Byte, eine Datei unter diesem Limit besteht also auch bei einer Website, die ein Kilobyte als 1.024 Byte zählt. Jede Kopie erhält „-compressed“ im Namen, und das Original bleibt unverändert.

File Acture nennt dir die kleinste Größe, die es erreicht. Dann hilft meist eines davon:

• Graustufen: Schalte Bilder in Graustufen umwandeln ein; ein Dokument braucht selten Farbe, und die Datei wird deutlich kleiner.
• Weniger Seiten: Schick nur die Seiten, die das Formular verlangt; PDF teilen holt sie heraus.
• Neu scannen: Ein Scan in 150 DPI und Graustufen ist von Anfang an viel kleiner als ein Farbscan in 600 DPI.
• Regeln prüfen: Manche Portale nehmen mehrere Dateien oder für bestimmte Unterlagen ein höheres Limit an; siehe PDF-Größenlimits in Bewerbungsportalen.

Online-Komprimierer laden das Dokument hoch, und bei Reisepässen, Zeugnissen, Kontoauszügen und Gehaltsabrechnungen zählt das. File Acture komprimiert auf deinem Computer und lädt die Datei nie hoch.

Die kostenlose Version bietet 3 Durchläufe pro Gerät mit bis zu 5 PDFs pro Durchlauf. Sieh dir die Preise für Pro an.